Zapytanie Ofertowe z dn. 02.11.2018

ZAPYTANIE OFERTOWE z dn. 02.11.2018 r.

Dotyczy: Organizacji wyjazdu i uczestnictwa w JAPAN AEROSPACE EXHIBITION 2018 (Tokio/Japonia) uczestników projektu Śląskiego Klastra Lotniczego

Kod i nazwa CPV:

55100000-1 Usługi hotelarskie

60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego

60400000-2 Usługi transportu lotniczego

w ramach projektu pn. „Internacjonalizacja produktów Śląskiego Klastra Lotniczego poprzez działania promocyjno-biznesowe przedsiębiorców Klastra.”, POIR.02.03.03-24-0002/18 ,w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Oś priorytetowa II: Wsparcie otoczenia i potencjału przedsiębiorstw do prowadzenia działalności B+R+I, Działanie 2.3: Proinnowacyjne usługi dla przedsiębiorstw, Poddziałanie 2.3.3 Umiędzynarodowienia Krajowych Klastrów Kluczowych.

Zapytanie ofertowe wraz z załącznikami do pobrania znajduje się poniżej w dołączonych plikach.

UWAGA ZMIANA z dn.07.11.2018 r.

Zmieniono zapytanie ofertowe w dniu 07.11.2018

Zmiana dot. Punktu V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Podpunkt 1. Treść zmiany:

Prosimy o przesłanie oferty w formie dokumentowej (tj. skan w formacie pdf podpisanej oferty) na adres poczty elektronicznej: przetargi@aerosilesia.eu lub w formie pisemnej na adres Zamawiającego podany powyżej do dnia 13.11.2018 r. do godz. 12:00.

Wersja pierwotna:

UWAGA ZMIANA z dn.08.11.2018 r.

Zmieniono zapytanie ofertowe w dniu 08.11.2018

Zmiana dot. Punktu II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Podpunkt 1.USŁUGA TRANSPORTU OSÓB litera c): Treść zmiany:

1. Oferent zapewni bilety lotnicze, gdzie maksymalny czas trwania podróży nie przekroczy 18 godz. w jedną stronę z dopuszczalnymi 2 przesiadkami. Zamawiający przedstawi Oferentowi ostateczną listę uczestników wyjazdu nie później niż 7 dni przed terminem wyjazdu. Bilety w klasie ekonomicznej, cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę. Każdy z uczestników może zabrać bagaż podręczny oraz 1 bagaż rejestrowany. Wykonawca jest zobowiązany do zakupu i dostarczenia biletów w terminie do 7 dni poprzedzających planowany termin wylotu, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną.

Wersja pierwotna:

1. Oferent zapewni bilety lotnicze, gdzie maksymalny czas trwania podróży nie przekroczy 18 godz. w jedną stronę z dopuszczalnymi 2 przesiadkami. Zamawiający przedstawi Oferentowi ostateczną listę uczestników wyjazdu nie później niż 7 dni przed terminem wyjazdu. Bilety w klasie premium economy, cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę. Każdy z uczestników może zabrać bagaż podręczny oraz 1 bagaż rejestrowany. Wykonawca jest zobowiązany do zakupu i dostarczenia biletów w terminie do 7 dni poprzedzających planowany termin wylotu, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną.

Ze względu na dokonaną zmianę wydłużono termin składania ofert w postępowaniu do dnia 14.11.2018 r. do godz. 12:00.

UWAGA!!! Zadane pytania i udzielone odpowiedzi w związku z Zapytaniem ofertowym z dn. 02.11.2018 r.

Pytanie 1: W nawiązania do wymogów dotyczących lotów, wariant dla 4 osób podróżujących z Krakowa/Katowic do Tokio - z analizy lotów wynika, że nie jest dostępny lot na trasie z Krakowa lub Katowic o standardzie economy premium z zachowaniem parametru łącznej liczby przesiadek oraz nie dłuższego niż 18 godzin czasu podróży. Są natomiast dostępne warianty o standardzie Business class, które jednak są kilkukrotnie droższe niż wariant economy, co znacząco wpłynie na cenę oferty. Czy w związku z zastaną sytuacją należy brać pod uwagę lot o standardzie nie niższym niż economy Premium, czy też w obliczu braku tego standardu, celem nie podnoszenia znacząco kosztów realizacji wyjazdu, może zostać wybrany wariant economy, w szczególności na krótkich lotach. (pyt. z firmy Wschodni Klaster Budowlany)

Odp: W dniu 08.11.2018 r. na stronie www.aerosilesia.eu, jak również w bazie konkurencyjności została opublikowana informacja dotycząca zmiany parametrów do których odnosi się skierowane pytanie. Polecamy zapoznać się z opublikowanymi zmianami.

Pytanie 2: W nawiązaniu do lotów, pragniemy zaznaczyć, że organizując zgodnie ze specyfikacją wylot w planowanym dniu 26 listopada, uczestnicy wyjazdu będą na miejscu w godzinach popołudniowych lub wieczornych 27 listopada, analogicznie w przypadku osób lecących 27 listopada, na miejscu będą dopiero popołudniu lub wieczorem 28 listopada, co wynika z długości podróży, zmiany czasu (+ 8 godzin) oraz niezbędnych procedur lotniskowych – bagażowych oraz wymaganych formalności paszportowych. Mając na uwadze termin realizacji Japan International Aerospace Exhibition uczestnicy podróżujący w dniach 27-28 listopada, przy wyborze optymalnego lotu, mogą nie być w stanie uczestniczyć w wydarzeniu targowym podczas pierwszego dnia trwania (także uwzględniając transfer lotnisko-hotel, nawet krótki pobyt w hotelu, a następnie udanie się do miejsca wydarzenia targowego). W związku z tym prosimy o potwierdzenie, iż jako wykonawca powinniśmy zachować opisane plany wylotów. (pyt. z firmy Wschodni Klaster Budowlany)

Odp: Należy zachować wskazane plany wylotów.

Pytanie 3: W zapytaniu przy biletach lotniczych Państwo życzą sobie klasy przelotu „Premium Economy”, chciałbym poinformować, że już na dzień dzisiejszy w niektórych datach podanych przez Państwa nie ma już wolnych miejsc w tej klasie. Co w takim przypadku? Czy dopuścicie Państwo połączenie klasą ekonomiczną? czy też klasą biznes, która jest już o wiele droższa? (pyt. z firmy BT BIAL-TUR Sp. z o.o.)

Pytanie 4: Czy jest dopuszczalne aby poszczególne grupy osób (różniące się terminem pobytu) leciały innymi liniami lotniczymi? (pyt. z firmy BT BIAL-TUR Sp. z o.o.)

Odp: Grupy lecące w różnych terminach mogą lecieć innymi liniami lotniczymi.

ZAWIADOMIENIE z dn. 15.11.2018 r. O WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY w ramach Zapytania ofertowego z dn. 02.11.2018 r.

Na adres zamawiającego swoją ofertę złożyli następujący Wykonawcy:

1. Sun & More Sp. z o. o., ul.Ogrodowa 25, 71-037 Szczecin |Data 09.11.2018, godz: 12:00 |89 000 zł netto / brutto

2. Top Podróże Sp. z o.o., Pl. Zwycięstwa 1, 70-233 Szczecin | Data 09.11.2018, godz: 16:51 | Oferta odrzucona w związku z brakiem wskazania konkretnych parametrów usługi w zakresie przelotów i ubezpieczenia.

3. Biuro Turystyki BIAL-TUR Sp. z o.o., ul. Krakowska 17, 15-875 Białystok | Data:14.11.2018, godz: 11:46 | Oferta odrzucona w związku z brakiem wskazania konkretnych parametrów usługi w zakresie przelotów i ubezpieczenia.

4. Polskie Stowarzyszenie Doradcze i Konsultingowe, ul. Studzienna 2, 15-771 Białystok | Data:14.11.2018, godz: 11:51 | Oferta odrzucona w związku z brakiem wskazania konkretnych parametrów usługi w zakresie ubezpieczenia.

5. Cristal Travelnet Sp z o.o, ul.Mickiewicza 15, 19-300 Ełk | Data:14.11.2018, godz: 11:52 | 62 900 zł netto / brutto

W wyniku oceny wybrano ofertę firmy Cristal Travelnet Sp. z o.o. . Szczegółowe zawiadomienie znajduje się poniżej, w plikach do pobrania.